Что такое апостиль?
«Апостиль — это специальная форма заверения документов, предназначенных для предъявления в иностранные посольства, консульства, различные государственные структуры или образовательные учреждения. »
Официальные документы, такие как свидетельство о рождении, патенты, юридические документы, нотариальные доверенности, аттестаты и дипломы довольно часто требуется предоставлять за рубежом. Однако перед этим документ в обязательном порядке должен быть переведен и легализирован.
Традиционным методом заверения официальных документов, которые используются в других странах, является легализация, которая требует ряда последовательных действий. Этот процесс включает заверение документа в официальных государственных органах страны, в которой документ выдан, а также иностранным посольством или консульством государства, в котором документ будет предъявляться.
Выезжающим на учебу или работу за рубеж может потребоваться официальное подтверждение выданного ВУЗом документа о полученном образовании. Для этого на оригиналах документов об образовании ставится апостиль.
Большое количество государств во всем мире заключили договор, который значительно упростил процедуру признания подлинности официальных документов за границей. Это соглашение — Гаагская конвенция от 5 октября 1961 года, отменяющая требования обязательной легализации официальных документов за границей, и провозгласившая введение Апостиля. Проставление апостиля значительно упрощает процесс легализации документов для стран — участниц Конвенции. С тех пор, процедура проставления апостиля используется очень часто по всему миру.
Апостиль применяется только в странах, являющихся участниками Конвенции. Украина — участник конвенции, поэтому для Словакии вам необходимо паостиль документов.
Если страна — не участник Конвенции, проставление апостиля там невозможно. В этом случае для заверения документов для Украины, нужно обращаться в консульство в этой стране (консульская легализация).
При проставлении апостиля на документ помещается штамп с надписью: «APOSTILLE (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)», которая является обязательным атрибутом этой процедуры.
Читайте так-же: Нострификация диплома и аттестата для Словакии.
Когда нужен апостиль?
Апостиль необходим в двух случаях:
- Если иностранные документы необходимо предоставить в Украине. (Например, документы для открытия филиала или представительства иностранной компании. Как правило, документы нотариально заверяются по месту их происхождения, затем там же ставится апостиль, в завершение процедуры выполняется заверенный перевод (у нотариуса)).
- Украинские документы нужно представить за рубеж. (Например, такие документы как свидетельство о браке, свидетельство о рождении,диплом. Апостиль проставляется органами министерства юстиции. Проще всего для проставления апостиля обратиться в бюро переводов, которое за отдельную плату оформит и нотариальное заверение, и апостиль.)
Хотим обратить Ваше внимание на то, что на данный момент на копии документов об образовании невозможно поставить апостиль в Министерстве юстиции. Школьные аттестаты и дипломы ВУЗов необходимо подавать в Министерство образования, в оригиналах. К оригиналу нужно приложить копии документов, заверять их у нотариуса не требуется.
Обратите внимание на то, в каких случаях могут не принять документ в Министерстве образования:
- если текст документа не разборчив вследствие повреждения документа;
- если в документе имеются не предусмотренные пометки;
- если Министерство образования не может получить образцы подписей указанных лиц, печатей, штампов;
- документ предназначен для использования в стране, у которой нет договоренности об упрощенной системе легализации документов.
Двойной апостиль
Для легализации документов иногда может потребоваться двойной апостиль. Это более сложная процедура легализации, которая требуется в некоторых государствах — участниках конвенции. Среди них — Швейцария, Австрия, Португалия, Франция, Бельгия. Двойной апостиль может потребоваться, например, в случае предоставления документов об образовании. Сначала поставить апостиль в Министерстве Образования Украины, перевести документы на необходимый иностранный язык и нотариально заверить перевод документа. После этого документ передается в Министерство Юстиции Украины, где ставится второй апостиль.
Консульская легализация
Консульская легализация официальных документов — представляет собой процедуру подтверждения действительности оригиналов официальных документов или подтверждение действительности подписей должностных лиц, уполномоченных удостоверять подписи на документах, а также действительности оттисков штампов, печатей, которыми утвержден документ.
Порядок легализации официальных документов в Украине:
Представительство МИД Украины и Департамент консульской службы МИД принимают на легализацию официальные документы, составленные и удостоверенные на территории Украины органами государственной власти и органами местного самоуправления, которые и предназначенные для использования за рубежом.